Cijfers sturen de mensen of andersom?

06/04/2018

Veel managers ervaren de maandcijfers als een verplicht dansje. En dat is het ook. Maandcijfers leiden af, zijn vaak onbegrijpelijk en we sturen er niet óf te laat op. De eigen bijdrage is bijvoorbeeld lastig terug te vinden en dus komt een boodschap van de directie als ‘’we moeten het beter doen’’, niet effectief over. Er is namelijk geen eigenaarschap.

Uit mijn 20-jarige ervaring weet ik dat er een manier is om de cijfers wél effectief te behandelen, zonder echt de huidige systemen aan te passen. Het vereist alleen een verandering in mindset en lef.

Resultatenrekening

Hieronder staat een vereenvoudigde resultatenrekening van de maandcijfers. Je kunt hem zo uitgebreid maken als je wilt, maar in principe is dit voldoende. Ik heb zo’n zelfde opzet voor de cashflow. Het principe is als volgt, voor elke lijn in de resultatenrekening is iemand verantwoordelijk.

De verkoopmanager brengt het geld van buiten naar binnen door de keiharde transacties, zoals getekende offertes, daadwerkelijk betalende klanten, herhaal verkopen etc. De inkoop is soms ook in handen van verkoop. Hoe slim je inkoopt, bepaalt tezamen met de verkoopprijs de bruto marge.

Dus spreek de verkoopmanager aan op de omzet en de inkoopmanager op domme inkopen, want die zijn lastig met goede marges te verkopen. Als dit dezelfde persoon is, is dat zelfs eenvoudig.

Indirecte kosten

Vervolgens is er de grote pot indirecte kosten waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt. Althans, tot dit moment. Elke lijn is namelijk toe te wijzen aan een manager (met een kort en lange termijnvisie). Zo is bijvoorbeeld het betalen en uitknijpen van lage lonen op korte termijn goed voor het bedrijfsresultaat. Maar op lange termijn lopen mensen weg, zijn er meer zieken, is het verloop hoog, de sfeer slecht en wil niemand meer in het bedrijf werken. Dat is natuurlijk niet wat je wilt. Een gezonde mix is dus in handen van HR die de andere managers hiervan moet overtuigen. 

Investeren op lange of korte termijn

Ander voorbeeld: de productie is verantwoordelijk voor afschrijvingen en onderhoud. Zo hou je effectief de balans tussen het tijdig investeren in nieuwe machines (hoge afschrijvingen, maar lage onderhouds- c.q. reparatiekosten) en langer doorgaan met het huidige machinepark (idem, maar andersom).

Hetzelfde geldt voor de marketing en verkoopkosten: investeer je op lange termijn (meer marketingkosten) om straks makkelijker te kunnen verkopen (lagere verkoopkosten) of bespaar je tijdelijk en zie je het omgekeerde effect in de nabije toekomst?

Als laatste de finance manager. Deze kan je aanspreken op de resterende thema’s, omdat deze van nature een rem op alles zet. Maar ook hij/zij heeft te maken met de korte en lange termijn. Besparen op IT heeft inefficiënties tot gevolg, rente is een gevolg van slim financieren, belasting betalen is deels te plannen en ga zo maar door.

Cijfers per kwartaal
Mijn persoonlijk visie is om per kwartaal de financiële cijfers te behandelen. Wel moet je wekelijks of maandelijks bepaalde KPI’s of ratiografieken maken. Hier kan direct op gestuurd worden, zoals uitgebrachte offertes versus gescoorde opdrachten, aantal medewerkers versus de omzet en aantal klanten versus de omzet en de brutomarge, etc.

Bovenstaande heb ik uitgewerkt in een volledig schema met nog veel meer invalshoeken, gebaseerd op mijn langjarige ervaring als financial manager. Dit schema is overigens ook geschikt voor de kasstromen en de balans.

Meer weten over maandcijfers en de resultatenrekening? Neem gerust contact op via www.procorporate.nl

Erik van Toor
Erik van Toor

""Waar een wil is, is een weg.""

Neem zelf contact op

06 53 36 30 33

laat je terugbellen door

Erik van Toor

4 Vuistregels bij inhuren van externe adviseurs

Door Erik van Toor

Externe adviseurs inhuren is duur! Hoe geniet je van de kennis en kunde van specialisten en beheers je toch de kosten? Externen zijn er voor een bepaald doel, bijvoorbeeld vervanging zieke medewerke...

Lees verder

IS ER LEVEN NA DE DOOD?

Door Erik van Toor

Dit onderwerp houdt hele bevolkingsgroepen al eeuwen bezig en in algemene zin gaat u van ons het antwoord niet krijgen.  Wel geven we u handvatten met betrekking tot de planning van het voortbestaan van...

Lees verder

4 tips om je project op schema te houden

Door Erik van Toor

Hoe houd ik mijn project op schema? Een vraag waar veel projectleiders mee worstelen. En dat is niet zo vreemd, de gevolgen van een vertraagd project kunnen desastreus zijn. Wij geven daarom tips om je proje...

Lees verder

Waarom zou je een bedrijfskundige inschakelen?

Door Erik van Toor

Een bedrijfskundige is een alleskunner. Hij/zij weet hoe bedrijven hun organisatie het beste kunnen inrichten, leiden en begeleiden. Welke expertises komen hier bij kijken? Welke taken heeft een bedrijfskund...

Lees verder

De voordelen van een Trusted Advisor

Door Erik van Toor

Een trusted advisor is de persoonlijke, vertrouwde adviseur en onafhankelijke sparringpartner van de ondernemer, waarmee deze werkelijk alles kan bespreken. Maar wat houdt de functie van een trusted advisor ...

Lees verder

Cijfers sturen de mensen of andersom?

Door Erik van Toor

Veel managers ervaren de maandcijfers als een verplicht dansje. En dat is het ook. Maandcijfers leiden af, zijn vaak onbegrijpelijk en we sturen er niet óf te laat op. De eigen bijdrage is bijvoorbeeld lastig terug...

Lees verder

Iedereen straks terug op kantoor of is het pand definitief verlaten?

Door Erik van Toor

Wat wordt het beleid? Thuiswerken, verplicht terug naar kantoor of vrije keuze? De lockdown en het verplicht thuiswerken zijn (voorlopig althans) voorbij, wat wordt het beleid in jouw bedrijf? Medewerkers zullen en ...

Lees verder